5 tipov ako zefektívniť mítingy v práci
Mnohí z vás poznajú neefektívne mítingy v korporátoch, ale aj mimo nich. Veľkú časť pracovného dňa strávite na stretnutiach, ktoré sa organizujú aj kvôli nepodstatným veciam a obsah často nie je vecný a konštruktívny. Nižšie sme pripravili aspoň zopár tipov, ktoré dokážu zefektívniť už existujúce mítingy.
1. Príprava na meeting
Dôsledná príprava na stretnutie je základ. Každý účastník by mal vedieť, čo je téma a čo sa bude preberať. Vhodné je štruktúru stretnutia spísať v bodoch a vložiť ich do kalendára účastníkom. Odporúčam než začnete míting si povedať, o čo sa budete dnes baviť. Pomôže to držať líniu stretnutia.
Ak si stretnutie vyžaduje podklady alebo rôzne návrhy, či varianty, tak ich pošlite účastníkom v čas pred stretnutím. Naše odporúčanie je využiť nekonečné zápisníky Rocketbook Everlast, kde môžete spísať návrhy a pridať ku nim aj náčrty, ak sú potrebné. Následne len pomocou mobilného telefónu oskenujete a jedným klikom uložíte na cloud úložisku alebo odošlete emailom účastníkom.
2. Striktne sa držte témy a moderujte diskusiu
Medzi najväčších zabijákov času patrí, ak sa odbočí od témy a začne sa rozoberať nepodstatná téma. Je dôležité, aby organizátor mítingu bol aj moderátor a zastavil diskusiu, ak sa uberá nesprávnym smerom. Ak počas stretnutia vyjde nová téma, tak ju v kľude naplánujte na nové stretnutie, kde sa budete venovať iba tejto téme. Budete tak efektívnejší.
Zapisujte si počas mítingu poznámky, aké témy by ste mohli preberať na ďalšom stretnutí. Výborne k tomu poslúži smart pero Moleskine Pen+, ktoré je súčasťou setu Moleskine Smart Writing Set. Pero priamo pri písaní zaznamenáva čo píšete na papier a digitalizuje text priamo do PC. Nemusíte tak nič prepisovať a máte svoje poznámky hneď archivované.
3. Rozpíšte si nápady na tabuľu
Hlavne pri kreatívnych mítingoch odporúčam si spísať všetky možnosti, ktoré máte. Následne vylučovacou metódou sa dopracovať k najlepšiemu nápadu. Každý účastník stretnutia napíše svoje nápady na tabuľu, či whiteboard. Tabuľu využívajte aj pri rozpisovaní zložitých štruktúr, či postupov. To ocení nie jeden projektový manažér. Programátori a IT developeri by si mali pred návrhom rozpísať štruktúru projektu, či cieľov.
Nezabudnite si samozrejme ukladať a archivovať tieto poznámky. Najvhodnejším pomocníkom je Rocketbook Beacons, s ktorý behom sekundy oskenujete poznámky na whiteborde a zdigitalizujete ich. Tieto poznámky jednoducho odošlete na mail alebo uložíte na cloud, kde sú dostupné pre ďalších kolegov. Rocketbook Beacons sú vlastne 4 nalepovacie rohy, ktoré odfotíte pomocou aplikácie. Tá vám automaticky obrázok zoptimalizuje, zdigitalizuje a odošle na želané úložisko. Celé to trvá 5 sekúnd. Digitalizovať nemusíte len whiteboard, ale napríklad flipchart, nástenku alebo aj celú stenu.
4. Každá úloha musí mať zodpovednú osobu a termín
Úloha bez zodpovednej osoby, ktorá danú úlohu spraví a bez termínu dokončenia, nie je úloha. Jednotlivé tasky sa samé nespravia. Aby váš míting bol efektívny, tak vždy, keď vznikne úloha ju priraďte niekomu aj s deadline.
Na evidovanie úloh je určený Rocketbook Fusion, ktorý obsahuje jednu časť špeciálne na evidovanie úloh. Tieto úlohy môžete následne po stretnutí rýchlo zdigitalizovať a poslať účastníkom stretnutia, alebo si ich priložiť k poznámkam z mítingu.
5. Zápis z mítingu
Pri častom striedaní stretnutí a pri hlave plnej povinností, veľmi rýchlo zabudnete, na čom ste sa dohodli na poslednom stretnutí. Je dôležité si robiť poznámky počas celého mítingu. Vhodné je určiť si hneď na začiatku zapisovateľa. Ten zaznamenáva všetky dôležité míľniky, dohody a stretnutia. Zaznamenáva aj úlohy, ktoré vzniknú zo stretnutia, ale aj témy, ktoré by sa mohli prebrať na ďalšom stretnutí. Dôležité je poslať zápis zo stretnutia na všetkých zúčastnených.
Pre zefektívnenie zápisov je možné použiť viac riešení. Jedným je Moleskine Smart Writing Set. Ide o pero, ktoré zaznamenáva čo píšete/kreslíte rukou a následne digitalizuje do PC/mobilu. Ďalšou možnosťou je Rocketbook Fusion, čo je nekonečný zápisník s tematickými stranami, kde môžete zapisovať poznámky, úlohy, nápady, ktoré po stretnutí oskenujete a môžete hneď odoslať kolegom.
